Аренда автомобиля: что указать в договоре? Какими запастись документами?

Арендуем автомобиль для оказания услуг заказчику. 

Налоговая все чаще присылает требования на предоставление полного пакета документов по данным операциям: договора, акты сверок, копия ПТС, СТС, актов выполненных работ. 

Какие документы необходимо запросить у поставщика услуг по сдаче в аренду автомобиля:

1. Заключаем договор. Обязательный перечень информации по арендуемому авто:

• марка автомобиля;
• год выпуска и цвет;
• номер кузова и двигателя;
• государственный регистрационный номер.

Договор обязательно должен быть заключен в письменном виде, на руках имейте оригинал. Этот факт спасет Вас при спорных ситуациях, с ДТП например.

2. Операции по получению автомобиля в аренду. В бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать согласованную стоимость автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Акт можно составить как в произвольном виде, так и с унифицированной формы ОС-1 (ОС-1Б).

Оплачивать техосмотр нужно в зависимости от того, какой договор заключен. 

Вариант 1. Договор аренды автомобиля с экипажем.

В этом случае расходы на содержание транспорта возлагаются на арендодателя (ст. 634 ГК РФ). Соответственно, платить за техосмотр должен сотрудник.

Вариант 2. Договор аренды автомобиля без экипажа.

При таком раскладе обязанность содержать арендованную машину лежит на арендаторе (ст. 644 ГК РФ). Значит, именно организация будет платить за техосмотр.

Связанный курс

Бухгалтерский и налоговый учет для новичков + 1С:Бухгалтерия 8.3

Узнать подробнее

Справочно:

Аренда с экипажем. По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

Аренда без экипажа. Заключив такой договор, можно просто получить автомобиль сотрудника во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).

Вопрос:

Можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации

Да, но только если сотрудник – индивидуальный предприниматель и у него есть шофер и механик.

Эти условия прописаны в Гражданском кодексе.

Так, при аренде транспортного средства с экипажем у арендодателя по трудовому договору должны работать водители и техники (п. 2 ст. 635 ГК РФ).

Поэтому физ. лицо без регистрации ИП, без личных сотрудников не может заключить такой договор. Иначе такой документ суд признает недействительным (ст. 168 ГК РФ).