Что нужно знать руководителю и бухгалтеру до налоговой проверки

Налоговая проверка - это всегда волнительное мероприятие, как для бухгалтера, так и для руководителя предприятия.

Для того, чтобы предприятия были готовы к проверке нужно знать несколько основных моментов.

Сначала предприятию присылается решение о проведении выездной налоговой проверки. Этот документ должен быть оформлен согласно требованиям  законодательства и содержать обязательные реквизиты: полное с сокращенное наименование организации или ФИО предпринимателя, предмет проверки (проверяемые налоги), периоды проверки, должности и ФИО сотрудников контролирующих органов.

Все эти четыре реквизита должны присутствовать в решении. Наибольшее внимание следует обратить на следующие пункты:

• перечень налогов, которые на основании данного решения, планируют проверить контролирующие органы;
• период, за который будут проверяться первичные документы.

Связанный курс

Бухгалтерский и налоговый учет для руководителя

Узнать подробнее

Второе, что нужно знать руководству компании это то, какие документы вправе запросить инспектор.

Тут важно понимать, что документы, которые не имеют отношения к формированию налоговой базы по проверяемым налогам, контролеры запрашивать не должны.  Хотя на практике проверяющие запрашивают карточки по счетам расчетов с поставщиками (60 счет),  расчетов с покупателями (62 счет), расчетов с прочими дебиторами и кредиторами (76 счет).

На эту тему достаточно арбитражной практики. Последнее постановление АС МО от 09.02.2015 №Ф0-17110/2014. Суды соглашаются с мнением, что не первичные документы, а бухгалтерские регистры налоговики запрашивать просто не имеют права. И если предприятие не предоставляет бухгалтерские регистры, штрафовать за это нельзя.

В частности ФНС России указывает, что налоговые органы не вправе истребовать отчеты или аналитические справки (обобщения), не являющиеся первичными бухгалтерскими документами (письмо от 13.09.2012 №АС-4-2/15309@).

Порядок истребования документов для проверки установлен статьей 93 НК РФ.

Третьей причиной для разногласий с налоговиками служат сроки хранения документов, по которым рассчитывается налоговая база по проверяемым налогам. Предлагаем вашему вниманию таблицу со сроками хранения документов.

Сроки хранения документов

Документы, используемые для целей налогообложения, в т. ч. первичные документы и счета-фактуры

Четыре года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления налоговой отчетности (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, Письма Минфина от 02.03.2015 №03-02-08/10499, от 22.07.2013 №03-02-07/2/28610, от 30.03.2012 №03-11-11/104, Информация Минфина №ПЗ-13/2015 (п. 2)).

Например, документы по основным средствам надо хранить в течение четырех лет, следующих за годом, в котором ОС будет:

• или полностью самортизировано (письмо Минфина от 12.02.2016 №03-03-06/1/7604);
• или ликвидировано;
• или продано. Если ОС продано с убытком, то документы по нему надо хранить в течение четырех лет, следующих за годом, в котором такой убыток был полностью включен в расходы для целей налогообложения.

Регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т.п.)

Пять лет после окончания периода, за который они составлены (ст. ст. 382, 392, 394, 396 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 №558).

Документы, используемые для начисления и уплаты страховых взносов (расчетно-платежные (форма N Т-49), расчетные (форма N Т-51) и платежные (форма N Т-53) ведомости, кассовые и банковские документы по выплатам работникам, больничные, платежные поручения на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам и т.п.)

Шесть лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Документы по личному составу (т.е. документы, отражающие трудовые отношения), в т.ч. трудовые договоры, личные карточки (форма N Т-2), лицевые счета (форма N Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т.п.

Документы, созданные (п. 3 ст. 3, п. 3 ч. 1, п. 3 ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле):

• до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания;
• в 2003 г. и позже - 50 лет со дня создания.

Кассовые документы на выдачу зарплаты (в т.ч. расчетно-платежные (форма N Т-49) и платежные (форма N Т-53) ведомости)

Пять лет после окончания года, в котором составлен документ (ст. 412, п. 1.4 Перечня).

Но при отсутствии лицевых счетов (форма N Т-54) за этот год кассовые документы на выдачу зарплаты, созданные (п. 3 ст. 3, п. 3 ч. 1, п. 3 ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле):

• до 2003 г., хранятся 75 лет со дня создания;
• в 2003 г. и позже - 50 лет со дня создания.

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

Пять лет после окончания года, в котором они составлены (ст. 586, п. 1.4 Перечня).

Но при отражении в документах по учету рабочего времени периодов работы во вредных или опасных условиях труда они хранятся (п. 3 ст. 3, п. 3 ч. 1, п. 3 ч. 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле):

• если созданы до 2003 г. - 75 лет со дня создания;
• если созданы в 2003 г. и позже - 50 лет со дня создания.

Первичные документы, на основании которых определен убыток, подлежащий переносу на будущие налоговые периоды хранятся в течение всего срока переноса и еще четыре года после окончания того года, в котором убыток списан (пп. 8 п. 1 ст. 23, п. 4 ст. 283 НК РФ).

Пожалуй, последний вопрос, оригиналы или копии документов необходимо представить контролерам для проверки?

Согласно п.12 ст.89 НК РФ работать с оригиналами первичных документов инспекторы могут только на территории проверяемой организации. Есть однако, два исключения:

1. если проверка производится на территории налогового органа;
2. если произведена выемка документов на основании ст.94 НК РФ