Должностная инструкция

Трудовая функция работника определяется наименованием его должности в штатном расписании и конкретизируется соответствующей должностной инструкцией. Ее можно рассматривать как приложение к трудовому договору. При этом Трудовой кодекс не содержит упоминания о должностной инструкции, хотя должностная инструкция является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений.

Должностная инструкция - это внутренний организационно-распорядительный документ, который содержит конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (письмо Роструда от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1).

Трудовая инструкция - это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника.

Если в трудовом договоре, как правило, указывается только трудовая функция работника (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации), то в должностной инструкции в разделе «Должностные обязанности» трудовая функция детально регламентируется, предусматриваются круг обязанностей работника, объем работы, участки, за которые отвечает работник, и т.д.

Должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника.

Связанный курс

1С: Зарплата и управление персоналом (полный курс)

Узнать подробнее

• осуществить обоснованный отказ в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
• объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
• распределить трудовые функции между работниками;
• временно перевести работника на другую работу;
• оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Кроме того, наличие этого документа помогает решать налоговые споры.

Поскольку порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения (письмо Роструда от 31 октября 2007г. № 4412-6).

Как правило, должностные инструкции разрабатываются по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. Разработка должностной инструкции осуществляется на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках. Например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.

При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях.

Обратите внимание! Понятие «должностная инструкция» характерно для определения содержания выполняемой трудовой функции работника, замещающего определенную должность.

Что же касается работников, принимаемых на работу по профессиям рабочих, то для определения содержания выполняемой трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям, которые предназначены для тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим, а также для составления программ по подготовке и повышению квалификации рабочих.

Следовательно, для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, замещающих определенные должности, следует составлять и утверждать должностные инструкции, а для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, принимаемых на работу по профессиям рабочих, следует разрабатывать и утверждать производственные инструкции (письмо Роструда от 24 ноября 2008 г. № 6234-T3).

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.

При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицирован­ная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие постановлением Гос­стандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительно соглашения.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляет в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

Отсутствие должностной инструкции не рассматривается как нарушение трудового законодательства и не влечет за собой ответственность (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

Однако ее наличие зачастую способствует не только эффективному управлению персоналом, но и помогает решать налоговые споры. Например налоговики нередко не позволяют включить в затраты расходы на оплату, юридических услуг, если в штате предприятия есть собственный юрист.

Но далеко не всегда такие претензии чиновников можно признать обоснованными. Если услуги, оказываемые сторонней организации не дублируют функции штатного работника, затраты на оплату таких услуг можно смело включать в расходы. А доказательством того, что штатный работник выполняет иную работу, чем сторонняя фирма, как раз и будет являться должностная инструкция, в которой подробно расписаны обязанности сотрудника.

Кроме того, с 30 ноября 2010 года введена обязанность разрабатывать должностную инструкцию для работников - частных охранников и один ее экземпляр передавать в орган внутренних дел по местонахождению соответствующих объектов охраны.