Графики отпусков

График отпусков обязательно утверждать не позднее чем за две недели до наступления года, на который составлен этот график. Об этом написано в статье 123 ТК РФ.

Это значит, что гра­фик от­пус­ков на следующий год нужно  утвер­дить не позд­нее примерно 16 декабря.

При под­го­тов­ке гра­фи­ка от­пус­ков на оче­ред­ной ка­лен­дар­ный год в первую оче­редь нужно со­гла­со­вать время от­пус­ка тех ра­бот­ни­ков, ко­то­рые имеют право на него в удоб­ное для них время.

К таким ка­те­го­ри­ям ра­бот­ни­ков, от­но­сят­ся:

•  жен­щи­ны, име­ю­щие двух и более детей в воз­расте до 12 лет (Об этом сказано в пп. «б» п. 3 По­ста­нов­ле­ния ЦК КПСС, Сов­ми­на СССР от 22.01.1981 N 235, а так же в ст.423 Тк РФ);
•  мужья, чьи жены на­хо­дят­ся в от­пус­ке по бе­ре­мен­но­сти и родам (ст.123 ТЛ РФ);
•  сов­ме­сти­те­ли. Дан­ным ка­те­го­риям ра­бот­ни­ков от­пуск дол­жен быть предо­став­лен в то же время, что и от­пуск по ос­нов­но­му месту ра­бо­ту (ст. 286 ТК РФ) ;
•  несо­вер­шен­но­лет­ние ра­бот­ни­ки (ст. 267 ТК РФ);
•  по­чет­ные до­но­ры Рос­сии (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 №125-ФЗ);
•  су­пру­ги во­ен­но­слу­жа­щих, пла­ни­ру­ю­щие от­пуск од­но­вре­мен­но с су­пру­гом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 №76-ФЗ);
•  чер­но­быль­цы (п.5 ст.14 Закона РФ от 15.05.1991 №1244-1).
•  Целесообразно заранее запросить за­яв­ле­ния у этих работников, в ко­то­рых они ука­жут свои по­же­ла­ния от­но­си­тель­но дат от­пуска. Эти за­яв­ле­ния будут яв­лять­ся под­твер­жде­ни­ем того, что вы дей­стви­тель­но предо­ста­ви­ли дан­ным ра­бот­ни­кам от­пуск в удоб­ное для них время.

Предприятия вправе раз­ра­бо­тать собственную форму гра­фи­ка от­пус­ков. Эту форму нужно закрепить, как при­ло­же­ние к учет­ной по­ли­ти­ке. А можно вос­поль­зо­вать­ся уни­фи­ци­ро­ван­ной фор­мой Т-7 «Гра­фик от­пус­ков» ( утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1).

Однако, невозможно преду­га­дать на год впе­ред все воз­мож­ные кад­ро­вые пе­ре­ме­ще­ния. На­при­мер, уволь­не­ние ра­бот­ни­ков, пе­ре­нос от­пус­ка или отзыв из него. По­это­му вне­се­ние раз­лич­ных из­ме­не­ний в гра­фик от­пус­ков неизбежно.

Связанный курс

1С: Зарплата и управление персоналом (полный курс)

Узнать подробнее

Для от­ра­же­ния из­ме­не­ний ис­поль­зу­ют­ся графы 7-10 уни­фи­ци­ро­ван­ной формы гра­фи­ка от­пус­ков (форма Т-7):

•  в графе 7 от­ра­жа­ет­ся фак­ти­че­ская дата ухода ра­бот­ни­ка в от­пуск;
•  в графе 8 ука­зы­ва­ет­ся до­ку­мент, на ос­но­ва­нии ко­то­ро­го была пе­ре­не­се­на пла­ни­ру­е­мая дата на­ча­ла от­пус­ка. Таким до­ку­мен­том, к при­ме­ру, может служить за­яв­ле­ние ра­бот­ни­ка с просьбой о пе­ре­но­се от­пус­ка, за­ви­зи­ро­ван­ное ру­ко­во­ди­те­лем (ст. 124 ТК РФ);
•  в графе 9 нужно ука­зать пред­по­ла­га­е­мую дату от­пус­ка. На­при­мер, если ра­бот­ник решил пе­ре­не­сти свой от­пуск на пе­ри­од, когда его жена будет на­хо­дить­ся в от­пус­ке по бе­ре­мен­но­сти и родам;
•  в графе 10 от­ра­жа­ют­ся раз­лич­ные при­ме­ча­ния.

Гра­фик от­пус­ков имеет смысл до­пол­нить гра­фой «С из­ме­не­ни­я­ми ознакомлен», в ко­то­рой ра­бот­ни­ки будут рас­пи­сы­вать­ся после вне­се­ния кор­рек­ти­ро­вок в этот до­ку­мент.

Слу­ча­ет­ся, что уже после того, как гра­фик от­пус­ков на оче­ред­ной год утвер­жден, на ра­бо­ту при­ни­ма­ют­ся новые со­труд­ни­ки.

Тру­до­вой ко­декс не обя­зы­ва­ет ра­бо­то­да­те­ля вно­сить ка­кие-ли­бо до­пол­не­ния в уже утвер­жден­ный гра­фик от­пус­ков. Таким образом, вновь устро­ен­ным ра­бот­ни­кам от­пуск может быть предо­став­лен толь­ко на ос­но­ва­нии их за­яв­ле­ния.

От­сут­ствие гра­фи­ка от­пус­ков гро­зит ра­бо­то­да­те­лю штра­фом в раз­ме­ре (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 30000 руб. до 50000 руб. для самой ор­га­ни­за­ции, от 1000 руб. до 5000 руб. – для ее долж­ност­ных лиц;
• от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-ра­бо­то­да­те­лей.