Хранение документов и передача в архив

После отчетного периода любая организация или ИП должно правильно организовать  хранение  документов

Мы советуем распечатать ОСВ по организации (ИП) и проверить  наличие оправдательных  документов, готовых к архивации.

Пример:

01 счет «Основные средства». Акт ОС-1, ведомость расчета амортизации.

10 счет «Материалы». Приходный ордер М-4, Акты на перемещение материалов, акты на списание материалов, путевые листы, требования-накладные, акты комплектации, журналы учета расхода материала.

41 и 10 счет. Инвентаризационная ведомость на конец отчетного периода.

68 и 69 счет. Налоговые регистры и налоговые  декларации по налогам с квитанциями о сдаче по ТКС.

50 счет. Кассовая книга, отчет кассира, ПКО, РКО; отчет ОФД.

51 счет. Выписки банка по расчетному счету.

71 счет. Авансовые отчеты с приложением оправдательных документов.

70 счет. Документы по расчету заработной платы.

После проверки нужно подшить в папки документы по видам и периодам, подготовить реестры и описи.

Руководитель организации (или ИП) отвечает за организацию хранения.

Связанный курс

Бухгалтерский и налоговый учет для новичков + 1С:Бухгалтерия 8.3

Узнать подробнее

Организация сама устанавливает правила хранения и фиксирует их во внутреннем  документе организации -  в положении об архиве.  

Условно архив делят на три блока:

• текущий архив – архив за последние три года. К такому архиву обеспечивают быстрый доступ на случае налоговой проверки.
• специальный архив – архив, который включает в себя документы, которые нужно хранить очень долго (например, кадровые документы)
• прочий архив – архив, подлежащий уничтожению.

Для правильной архивации: нужно  составить опись, сшить дело, пронумеровать листы, сформировать обложку дела.

Для хранения бухгалтерских документов оборудуются специальные помещения, сейфы или шкафы.

В сейфах хранят бланки строгой отчетности, документы с грифом «коммерческая тайна».

Чтобы обеспечить сохранность документов в архиве организации, нужно назначить ответственного  за контроль за выдачей и возвратом бумаг на одного из сотрудников. Для этого ведется специальный журнал учета.

При ликвидации организации  документы передаются в сторонний архив. Оформляется передача  двусторонним актом.