Компенсация расходов сотрудников на использование личного автомобиля

Часто в организацию на выполнение определенных видов работ привлекаются сотрудники с личным автомобилем (курьеры, торговые представители, менеджеры, мастера участков и т.д.) и перед нами, бухгалтерами, встает вопрос как же правильно оформить и компенсировать расходы сотрудникам за использование личного автомобиля.

В своей работе будем основываться на Письмо Минфина России от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок", оно до сих пор актуально не смотря  на год подписания!

Пойдем по порядку:

1. С данными сотрудниками должен быть заключен договор или доп. соглашение на использование личного автотранспорта в служебных целях. Так как мы имеем право выплачивать данную компенсацию только сотрудникам с разъездным характером работы, проследите чтобы он был прописан в должностной инструкции работника.
2. По поводу оформления путевых листов контролирующие органы расходятся во мнениях. Налоговики и МинФин придерживаются мнения, что путевые листы, установленной Госкомстатом формы должны заполняться на каждый автомобиль и сдаваться ежемесячно в бухгалтерию предприятия, арбитражная практика говорит разное. В любом случае мы, бухгалтера, в своей работе основываемся в первую очередь на мнение ИФНС и МинФина.
3. Выплачиваем компенсацию на основании Приказа руководителя, установленной формы нет, оформляем приказ как обычно по требованиям ГОСТ Р 6-30/2003. Указать в приказе необходимо ФИО сотрудника, должность, марку автомобиля и сумму компенсации. Желательно к приказу приложить расчет (рекомендация МинФина: Письмо №03-04-07-01/387 от 23.12.2009)
4. Налоговый учет: Компенсация для целей исчисления налога на прибыль признается прочими внереализационными расходами.

Еще не следует забывать, что принимается компенсация к расходам в налоговом учете только после выплаты!!!! сотруднику  (как при кассовом методе, так и при методе начисления).

5. Компенсация сотруднику использования автомобиля не облагается НДФЛ и внебюджетными взносами.

Курсы бухгалтерского учета в УЦ ПрофиРост!!!! Поможем Вам разобраться в вопросах бухгалтерского учета на предприятии.

Связанный курс

1С: Зарплата и управление персоналом (полный курс)

Узнать подробнее