Отправляем в командировку

Для оформления командировки необходимо:

1) Оформить приказ по форме Т-9. В приказе требуется нужно указать:

• ФИО и должности командируемого лица;
• места назначения (страна, город, организация). Организацию можно не указывать, если она не определена;
• дата начала и дата конца командировки, ее длительность в календарных днях;
• цели командировки;
• основания (например, служебное задание).

2) Ознакомить сотрудника с приказом под роспись.

3) Рассчитать командировочные и суточные.

Организация может разработать собственный порядок, выпустив локальный акт, в котором отражают:

• цели командировок;
• работников, которых можно привлекать к командировкам;
• размер суточных и командировочных;
• варианты расходов, которые бизнес покрывает за работников в командировках.

Трудовым законодательством не установлены ограничения периодичности направления работника в командировки и их продолжительности. Об этом сообщает Роструд в письме от 24.05.2024 № ПГ/10179-6-1.

Ограничения по сроку и количеству командировок могут быть определены локальным актом, коллективным или трудовым договором. Положение о командировках утверждено постановлением Правительства от 13.10.2008 №749.

Связанный курс

Бухгалтерский и налоговый учет для новичков + 1С:Бухгалтерия 8.3

Узнать подробнее

Суточные – это компенсация дополнительных расходов сотрудника по его пребыванию за пределами места постоянного проживания. В суточные не входят расходы на жилье и транспорт. Отчитываться, на что потратил суточные, работник не должен, это его карманные расходы на время командировки (например, на питание). Суточные обязательно должны быть выплачены, если длительность командировки больше одного календарного дня. Размер суточных закон не регулирует, работодатель самостоятельно устанавливает сумму в локальных документах.

Не облагаются НДФЛ суточные в сумме 700 рублей в день для поездок по России, и 2500 рублей – для поездок за рубеж. Не выдавать суточные совсем – нельзя.

Командировочные расходы - это затраты сотрудника на выполнение служебного задания (проезд, проживание, расходные материалы, и т.д.). Компенсируются по факту предъявления документов, подтверждающих затраты – билеты, счета-фактуры, накладные, квитанции, и т.д.

Компенсация расходов на жилье и транспорт  – расходы компенсируют по билетам и документам из гостиницы. Если сотрудник едет к месту командировки на личном транспорте, работнику выдают путевой лист, который заполняется по факту поездки и сдается вместе с авансовым отчетом и кассовыми чеками на покупку ГСМ, охрану, приобретение запчастей, и т.д.

Если сотрудник снимает квартиру на время командировки - работнику нужно предоставить документы в бухгалтерию для подтверждения затрат: договор найма о жилом помещении; расписку об оплате аренды жилья; квитанции из отеля.

После возвращения сотрудник в течение  3х дней заполняет авансовый отчет по форме АО-1. К нему прилагает документы для подтверждения расходов. Отчет и документы передает в бухгалтерию.

При необходимости произведет доплату, если затраты в командировке превысили аванс; либо удержит средства из зарплаты работника, если тот потратил в командировке меньше аванса.