Требования к первичным документам

Правила оформления первичных (бухгалтерских) документов отражены в 402-ФЗ "Законе о бухгалтерском учете".

Состав первичных документов зависит от вида деятельности организации и ИП и системы налогообложения. Однако правила оформления едины.

Когда применяете ОСНО (общая система налогообложения), то у вас, кроме накладных и актов, будут счета-фактуры, книги покупок и книги продаж. Или УПД, который совмещает в себе накладную и счет-фактуру.

На УСН (упрощеная система налогообложения) с объектом «доходы минус расходы» будет больший объем первички по сравнению с теми, кто платит налог с доходов.

В первом случае каждый расход должен быть подтвержден, во втором расходы на расчет налога не влияют. Но первичка по расходам все равно нужна, например, когда возникнут судебные споры с контрагентом.

Кроме того наличие первичных документов по сделкам проверяет налоговая инспекция при встречных налоговых проверках. Так вы подтверждаете факт совершения сделки.

Поговорим более подробно о документах, правильность оформления которых, влияет на учет расходов. А расходы, как правило, снижают налоговую базу (прибыль, УСН).

Основные требования к первичному документу

• Должен быть составлен на русском языке
• Суммы отражаются в рублевом эквиваленте
• Документ имеет утвержденный перечень реквизитов (наименование документа, номер, дата, описание факта хозяйственной операции, единица измерения и т.д.)
• Заполняется машинописно или рукописно, может использоваться комбинированный способ заполнения.
• Наличие подписей ответственных лиц и печатей (при необходимости)

К слову, первичные документы можно заполнять и подписывать чернилами любого цвета. Ни Закон № 402-ФЗ, ни ФСБУ 27/2021 не содержат никаких требований по поводу цвета чернил. Как правило, документы заполняют и подписывают чернилами синего, фиолетового или черного цвета.
Нельзя заполнять документы средствами, не обеспечивающими сохранность этих записей, например, простым карандашом (п. 13 ФСБУ 27/2021). Сохранность записей нужно обеспечить в течение всего срока хранения документов (ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Связанный курс

Бухгалтерский и налоговый учет для новичков + 1С:Бухгалтерия 8.3

Узнать подробнее

При проведении документов от поставщика и принятии их на расходы соблюдайте два условия:

1. Экономическое обоснование
2. Документальное подтверждение.

Например, к вам доставили сырье, которое в дальнейшем вы передаете на производство для выпуска готовой продукции. Получаете акт выполненных работ. Документальное подтверждение есть, а как быть с экономическим обоснованием?

Если из акта не видно откуда и куда везли сырье, на чем, даты, в каком объеме и пр.. лучше затребовать от поставщика дополнительный документ - Товарно-транспортную накладную (ТТН) для расшифровки расходов.

И так во всем: расходы на рекламу, юридические услуги, консультации, погрузочно-разгрузочные работы, размещение вакансий на каком то сайте, списание материалов и пр.

Помимо первичного документа на списание расхода запаситесь документом, который обоснует его объем, необходимость и т.д.

Еще один пример из практики: размещение вакансии на одном из сайтов по подбору персонала. Обоснование есть, размещение вакансии. Как доказать, что вакансия для вашей компании? Это может быть скрин объявления, эфирная справка и пр. 

Запасайтесь документами, коллеги!