Всё о расчетах с подотчетными лицами

Перечень лиц, которым можно выдать деньги под отчет, установлен в подпункте 6.3 пункта 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.

Деньги в подотчет можно выдать:

• сотрудникам, в том числе руководителю, а также сотрудникам-иностранцам, которых не относят к валютным резидентам РФ;
• сотрудникам, у которых есть задолженность по ранее полученной под отчет сумме;
• физлицам, с которыми организация заключила гражданско-правовой договор, например, подрядчикам.

Когда ИП сам использует деньги на предпринимательскую деятельность, такое расходование не относится к выдаче денег под отчет. Предприниматель вправе расходовать свои деньги без ограничений. Также предприниматель не должен оформлять авансовый отчет независимо от того, на какие цели потратил денежные средства . При перечислении денежных средств ИП с расчетного счета себе на карту указывайте основание Личные средства предпринимателя.

Связанный курс

Бухгалтерский и налоговый учет для новичков + 1С:Бухгалтерия 8.3

Узнать подробнее

В случае закупки материалов (ТМЦ) предоставляется чек ККМ и копия чека, так же это может быть УПД (универсальный передаточный документ) и чек ККМ.
Чек подтверждает факт оплаты денежных средств наличными, без него списать расходы с подотчетника нельзя.

В случае командировки предоставляются билеты, чеки на расходы, которые вам согласовал руководитель. Не предоставляйте чеки на продукты питания. Для питания во время командировки вам выплачиваются суточные, отчитываться по ним не нужно.

И в том и в другом случае к отчету прилагаются оригиналы документов. 

Если сотрудник получил денежные средства под отчет и не отчитался, вы вправе удержать долг у него из зар.платы, но не позднее чем через месяц после факта получения денег, и, при условии, что сотрудник не оспаривает сумму долга. ч. 2 и 3 ст. 137 ТК РФ.